Giới thiệu Workflow

Tại sao cần sử dụng workfow

CareSoft cung cấp một bộ tính năng tự động hóa mạnh mẽ để giúp người sử dụng hệ thống tiết kiệm thời gian và tài nguyên. Sử dụng WorkFlow để tự động hóa hầu hết các quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại của tổ chức doanh nghiệp.

WorkFlow cho phép các quản trị viên của hệ thống xây dựng các giải pháp kinh doanh phức tạp bằng cách sử dụng các click chuột chứ không cần sử dụng đến những đoạn code phức tạp. WorkFlow là công cụ mạnh mẽ nhất mà quản trị viên có thể dễ dàng sử dụng, mang lại cho bạn những quyền lực tương tự như các nhà phát triển CareSoft đang có.

Nếu cần thực hiện cập nhật hàng loạt trên nhiều bản ghi hoặc cần chăm sóc nuôi dưỡng khách hàng theo các chiến lược kịch bản kinh doanh đặc trưng thì đây là những ví dụ phổ biến về hệ thống nên sử dụng Flow.

Các trường hợp sử dụng flow là không giới hạn và khả năng của nó sẽ càng ngày càng mở rộng và phức tạp hơn. Bài viết này sẽ giới thiệu về những kiến thức cơ bản của workflow và trả lời câu hỏi Flow là gì? Các tính năng của Flow là gì? Làm thế nào có thể gọi Flow? Để người sử dụng có thể dễ dàng tiếp cận được nó nhanh chóng nhất

WorkFlow là gì trong hệ thống CareSoft ?

WorkFlow là gì trong hệ thống CareSoft ?

Flow trong hệ thống CareSoft là một tập hợp các nhiệm vụ( task) và hành động( actions) được tự động hóa. Nó cho phép người dùng sắp xếp một cách hợp lý những hành động dựa trên trình kích hoạt nâng cao hiệu quả nỗ lực và phát triển doanh nghiệp

Với tư cách là quản trị viên, Flows sẽ là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho admin vì admin sẽ có thể xử lý phần lớn các yêu cầu kinh doanh phức tạp của doanh nghiệp mình mà không cần sự trợ giúp của nhà phát triển CareSoft

Vậy chính xác thì điều gì có thể kích hoạt một quy trình làm việc? Luồng công việc là một loại hành động được thực hiện bằng cách xác định trình kích hoạt đăng ký:

Một loại workflow có thể là các đối tượng dữ liệu:

• Ticket

• Lead

• Deal

• User

• Organization

Trình kích hoạt xác định hành động bắt đầu của flow . Ví dụ: khi một người dùng được cập nhật email trên hệ thống thì họ sẽ nhận được email chào mừng. Việc cập nhật email ở đây là yếu tố kích hoạt trình kích hoạt của bạn..

Lợi ích của workflow

Tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa các quy trình. Workflow của hệ thống còn có thể được xây dựng bởi bất kỳ ai có kiến thức xây dựng nghiệp vụ của doanh nghiệp của mình mà không cần hỗ trợ bởi quá nhiều bộ phận liên quan

Flow được truy cập qua màn hình setup flow của hệ thống. Quản trị viên chỉ cần vào màn hình Workflow và bắt đầu tạo một flow mới

Một flow bất kỳ luôn luôn có 3 thành phần chính xây dựng lên:

• Đối tượng dữ liệu(Resource): là các đối tượng dữ liệu riêng lẻ( Ticket, Lead, Deal) sẽ được sử dụng trong flow – đây có thể là bộ lọc phiếu ghi, lead, deal thỏa mãn điều kiện hoặc có thể trình trạng phản hồi, trạng thái gọi chat của khách hàng, chuyên viên hệ thống, cũng có thể là kết quả của một chiến dịch, hay là một sự kiện xảy ra trên từng đối tượng ...

• Node( element): từng khối riêng biệt để xây dựng lên từng flow. Chúng có nghĩa vụ thực hiện những hành động logic của hệ thống như: action giao tiếp( gửi tin nhắn, email,..), action CRM để thay đổi cập nhật thuộc tính, thay đổi dữ liệu của đối tượng

• Liên kết(Connector): xác định phần tử nào dẫn đến phần tử nào, kết nối tất cả các node ở trên với nhau theo quy trình xác định

Ví dụ một flow bên dưới đã được khai báo trong hệ thống với node bắt đầu đầu tiên với trình kích hoạt là thỏa mãn các điều kiện đã khai báo và flow sẽ chạy khi bật kích hoạt flow

Sử dụng Workflow để tạo những bộ tự động( tương tự trigger/auto) xây dựng các loại kịch bản chăm sóc bán hàng nuôi dưỡng đáp ứng các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp

Tối ưu hơn trigger/auto:

Hiển thị trực quan hơn, cấu hình thành một flow có thể nhìn được bao quát được luồng nghiệp vụ của một flow

Kết luận:

Khi sử dụng workflow hãy lưu ý đến những thành phần sau:

• Điều kiện: Điều kiện của đối tượng để tham gia vào flow để làm điều kiện đầu vào để kích hoạt flow

• Nhóm hành động đặc biệt của flow:

Rẽ nhánh( kiểm tra điều kiện tiếp để mỗi nhánh đáp ứng sẽ thực hiện những action khác nhau),

Trì hoãn( liên quan đến thời gian đợi đến khi nào thì làm việc gì đó hoặc đợi đến sự việc nào xảy ra thì thực hiện hành động tiếp theo

Chuyển tới flow khác: chuyển tới flow khác khi đã có một flow tồn tại trong hệ thống

Chuyển đến action khác: chuyển đến action khác khi đã có action đã tồn tại trong flow

• Nhóm hành động giao tiếp và CRM: nhóm hành động giao tiếp với khách hàng và nhóm CRM để tác lên các đối tượng dữ liệu của hệ thống