Nhóm hành động Gửi Webhook, Test Webhook và Định dạng dữ liệu (Data Ops)

Hướng dẫn cấu hình hành động gửi Webhook (POST/GET) & Định dạng dữ liệu

1. Giới thiệu tính năng

Trong Workflow CareSoft, nhóm hành động Gửi Webhook (POST/GET), Test Webhook và Định dạng dữ liệu (Data Ops) tập trung vào hai mục đích chính:

• Kết nối với hệ thống bên ngoài bằng cách Gửi Webhook (POST/GET) để gửi hoặc nhận dữ liệu.

• Biến đổi, chuẩn hóa dữ liệu ngay trong workflow bằng hành động Định dạng dữ liệu, trước khi cập nhật CRM hoặc dùng cho bước tiếp theo.

Khi nào dùng từng loại?

• Dùng Gửi Webhook Khi bạn cần giao tiếp với hệ thống khác (CRM, hệ thống đơn hàng, vận chuyển, BI, hệ thống nội bộ…).

• Dùng Định dạng dữ liệu Khi bạn chỉ cần xử lý dữ liệu nội bộ (chỉnh chuỗi, tính toán, mã hóa, đổi định dạng thời gian…) mà không cần gọi ra ngoài.

Điều kiện sử dụng

Trước khi sử dụng nhóm hành động :

• Người dùng cần có quyền tạo hoặc chỉnh sửa Workflow.

• Workflow đã được tạo sẵn hoặc đang ở chế độ chỉnh sửa.

• Với Webhook:

  • Endpoint hỗ trợ HTTPS.

  • Hệ thống bên ngoài phải sẵn sàng tiếp nhận hoặc trả về dữ liệu.

2. Hành động: Gửi Webhook (POST / GET)

2.1 Ứng dụng phổ biến

Một số tình huống thường gặp:

• Đẩy contact / lead từ CareSoft sang CRM khi khách điền form.

• Gửi dữ liệu giao dịch sang hệ thống tạo đơn hoặc fulfillment.

• Gọi hệ thống khác để lấy thông tin bổ sung và cập nhật lại bản ghi trong CareSoft.

2.2 Thêm hành động “Gửi Webhook” vào Workflow

1. Truy cập Workflow trong CareSoft.

2. Mở workflow cần chỉnh sửa hoặc tạo workflow mới.

3. Trong màn hình thiết kế workflow, nhấn “+” để thêm hành động.

4. Chọn nhóm "Data Ops" → Gửi Webhook.

2.3 Thiết lập Webhook theo các phương thức Get / Post

A. Gửi Webhook bằng POST

Dùng khi: cần gửi dữ liệu trong phần nội dung (body).

Các bước cấu hình:

1. Phương thức: chọn POST

1. URL Webhook

• Bắt buộc dùng HTTPS

• Có thể thêm query params, ví dụ: ?source=caresoft

1. Xác thực (Authentication)

• Không xác thực

• Khóa bí mật (API Key)

  • Nhập tên khóa

  • Chọn vị trí khóa: Query Parameters hoặc Request Header

  

1. Content-Type : chọn theo đúng dữ liệu gửi đi

2. Headers (không bắt buộc): nhấn Add Header để thêm

3. Request Body: nhập nội dung body (thường là JSON)

1. Định dạng dữ liệu: chọn định dạng thời gian hoặc kiểu dữ liệu phù hợp

1. Nhấn "Lưu" để hoàn tất thiết lập.

B. Gửi Webhook bằng GET

Dùng khi: cần truyền dữ liệu thông qua tham số truy vấn (query parameters).

Các bước cấu hình:

1. Phương thức: chọn GET

1. URL Webhook (HTTPS, có thể kèm query params)

1. Xác thực: Không xác thực hoặc Khóa bí mật

1. Headers (tuỳ chọn)

1. Query Parameters: nhập các tham số cần gửi. Chọn "Thêm tham số" nếu cần

1. Định dạng dữ liệu: chọn kiểu định dạng phù hợp

1. Nhấn "Lưu" để hoàn tất thiết lập.

2.4 Test Webhook: kiểm tra phản hồi & chọn Outputs

Test webhook giúp bạn kiểm tra webhook trước khi đưa vào chạy thật và lấy dữ liệu cho các bước tiếp theo.

Cách thực hiện:

1. Nhập giá trị mẫu cho Query Parameters (Nếu cần)

1. Nhấn "Test webhook"

2. Hệ thống hiển thị response

3. Tại mục Outputs, chọn các trường dữ liệu bạn muốn sử dụng cho các hành động tiếp theo trong workflow

3. Hành động: Định dạng dữ liệu (Format Data)

3.1 Định dạng dữ liệu dùng để làm gì?

Hành động Định dạng dữ liệu cho phép bạn xử lý dữ liệu ngay trong workflow, bao gồm:

• Chuẩn hóa dữ liệu CRM (viết hoa, cắt chuỗi, thay ký tự…)

• Tính toán số liệu (cộng, trừ, nhân, chia)

• Mã hóa dữ liệu (MD5, Base64, ký số)

• Xử lý thời gian (cộng thời gian, đổi định dạng ngày giờ)

Luồng sử dụng phổ biến:

1. Định dạng dữ liệu

2. Dùng dữ liệu đã định dạng để cập nhật bản ghi hoặc truyền sang bước tiếp theo

3.2 Cập nhật bản ghi bằng dữ liệu đã định dạng (khuyến nghị)

1. Truy cập Workflow trong CareSoft.

2. Mở workflow cần chỉnh sửa hoặc tạo workflow mới.

3. Trong màn hình thiết kế workflow, nhấn “+” để thêm hành động.

4. Chọn nhóm "Data Ops" → Định dạng dữ liệu.

5. Ở panel bên trái, chọn Hàm xử lý dữ liệu

1. Nhập giá trị tĩnh hoặc chèn biến bằng Insert variable

1. Nhấn Lưu để hoàn tất

3.3 Danh sách hàm xử lý dữ liệu

Hàm	Mô tả	Ví dụ
add(a,b)	Cộng hai số	add(3,4) → 7
subtract(a,b)	Trừ	subtract(10,3) → 7
multiply(a,b)	Nhân	multiply(2,5) → 10
divide(a,b)	Chia	divide(10,2) → 5
md5(input)	Băm MD5	md5("abc")
base64_encode(input)	Mã hóa Base64	base64_encode("hello")
rsa_sha256(input, key)	Ký RSA-SHA256	Cần cấu hình khóa
replace(input, from, to)	Thay chuỗi	replace("abc_def","_","-")
split_get(input, delimiter, index)	Tách chuỗi	split_get("a,b,c",",",1)
regex_replace(input, pattern, replacement)	Thay bằng regex	regex_replace("abc123","[0-9]","")
add_time(input, number, time_unit)	Cộng thời gian	Theo format datetime
format_time(input, in_pattern, out_pattern)	Đổi định dạng thời gian	Hỗ trợ timestamp
substring(input, n)	Cắt chuỗi	n>0 cắt đầu, n<0 cắt cuối