Quản lý hách hàng cá nhân, tổ chức

Mỗi khách hàng là 1 contact và nhóm các user riêng lẻ của tổ chức vào 1 khách hàng tổ chức

1. Quản lý khách hàng cá nhân

Với mỗi khách hàng được tạo từ bất kỳ nguồn nào (Voice, Facebook, Zalo, Email,....) hoặc tự tạo trên web, hệ thống coi mỗi khách hàng đó là 01 Contact và có màn hình quản lý lý thông tin Contact trên CareSoft

Màn hình 360 khách hàng

Một màn hình khách hàng bao gồm các thông tin sau

1. Thông tin tổ chức

• Tổ chức : Tổ chức của khách hàng

• Nhân viên xử lý khách hàng đó

1. Thông tin liên hệ

• Email( nếu có): email của khách hàng, hệ thống cho phép hiển thị tối đa 2 email khách hàng

• Số điện thoại( nếu có): Số điện thoại của khách hàng, hệ thông có phép hiển thị tối đa 3 số điện thoại khách hàng

• Facebook( nếu có): Facebook của khách hàng

• Zalo( nếu có) : Zalo liên hệ của khách

• Instagram( nếu có) : Instagram liên hệ của khách

Ở mối thông tin liên hệ chuyên viên hệ thống có thể liên hệ với khách hàng qua các kênh tương tác của hệ thống qua icon ba chấm ở mỗi thông tin liên hệ

1. Thông tin cơ bản

• Tags: Tag của khách hàng

• Giới tính : Giới tình Nam, Nữ, Khác

• Địa chỉ : Địa chỉ của khách hàng bao gồm Tỉnh/TP, Quận/Huyện, Phường/ Xã. Chuyên viên có thể cập nhật các địa chỉ cấp cao hơn rồi mới có thể cập nhật địa chỉ cấp thấp hơn

Người dùng có thể nhập nhanh địa chỉ bằng cách tìm kiếm vào ô nhập text. Ví dụ muốn tìm một phường/xã mà không cần phải chọn tỉnh/ thành phố trước

• Địa chỉ chi tiết: Địa chỉ cụ thể của khách hàng

• Thông tin thêm : Thông tin thêm của khách hàng

• Chú ý : Chú ý thêm của khách hàng

1. Trường tùy chỉnh

Trường tùy chỉnh hiển thị các trường động khách hàng đã cấu hình trên hệ thống. Để thêm mới thuộc tính khách hàng xem tại hướng dân Thêm mới thuộc tính khách hàng

2. Quản lý tổ chức

Để nhóm các user riêng lẻ của một tổ chức vào một khách hàng tổ chức bạn làm theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Tạo tổ chức

Agent tiến hành theo như trong ảnh để tạo mới tổ chức:

1 - Bấm vào "Tổ chức (Tạo mới)"

2 - Nhập tên tổ chức và tên miền của tổ chức

3 - Bấm "Lưu" sau khi nhập đầy đủ thông tin

Giao diện Tạo mới Tổ chức

Bước 2: Thêm mới khách hàng vào tổ chức

Agent tiến hành theo như trong ảnh để thêm mới khách hàng vào tổ chức

1 - Chọn Tab người dùng

2 - Ở ô "Tổ chức", Agent nhập tên tổ chức đã tạo

3 - Agent chọn Tổ chức cần thêm khách hàng. Sau khi chọn tổ chức xong, hệ thống tự cập nhật khách hàng vào trong Tổ chức

Giao diện thêm khách hàng vào Tổ chức

Giao diện khách hàng nằm trong Tổ chức

3. Thêm mới danh sách tổ chức vào hệ thống

Để thêm mới hàng loạt tổ chức vào hệ thống có thể tiến hành thực hiện theo các bước sau đây:

1, Vào màn hình bộ lọc tổ chức

2, Chọn tab Tổ chức

3, Chọn Nhập từ file

Bạn cần tải file mẫu và nhập dữ liệu theo file mẫu rồi upload file lên hệ thống. Tải file mẫu theo hướng dẫn như trong ảnh:

Ý nghĩa của các trường trong giao diện thêm mới từ File như sau:

- Cột: Thể hiện các trường thuộc tính của tổ chức (Bao gồm tất cả những trường tĩnh và trường động)

- Thuộc tính: Với từng trường hệ thống cho phép tùy chọn những kiểu như sau:

+ Không ghi đè: Không thay thế bằng dữ liệu mới, giữ nguyên dữ liệu cũ

+ Ghi đè nếu cột trong file có giá trị: Dữ liệu thuộc tính sẽ được thêm vào hệ thống với điều kiện cột dữ liệu trong file Excel khách hàng muốn Import có dữ liệu. Nếu cột dữ liệu trống (không có dữ liệu), thuộc tính sẽ không được ghi đè

+ Ghi đè bằng giá trị trong file: Dữ liệu thuộc tính sẽ được thay thế theo file mà khách hàng Import (có dữ liệu & không có dữ liệu)

Sau khi điền đầy đủ thông tin, Chọn để hoàn thành thêm mới tổ chức vào hệ thống.

Hệ thống sẽ gửi thông báo upload thành công bao nhiêu khách hàng vào email của admin (nếu file upload lớn hơn 5Mb) hoặc sẽ có thông báo ở phía dưới phần upload các khách hàng upload không thành công kèm theo nguyên nhân upload không thành công các tổ chức này.