Quản lý hách hàng cá nhân, tổ chức

Mỗi khách hàng là 1 contact và nhóm các user riêng lẻ của tổ chức vào 1 khách hàng tổ chức

1. Quản lý khách hàng cá nhân

Với mỗi khách hàng được tạo từ bất kỳ nguồn nào (Voice, Facebook, Zalo, Email,....) hoặc tự tạo trên web, hệ thống coi mỗi khách hàng đó là 01 Contact và có màn hình quản lý lý thông tin Contact trên CareSoft

Màn hình 360 khách hàng

Một màn hình khách hàng bao gồm các thông tin sau

1. Thông tin tổ chức

• Tổ chức : Tổ chức của khách hàng

• Nhân viên xử lý khách hàng đó

1. Thông tin liên hệ

• Email( nếu có): email của khách hàng, hệ thống cho phép hiển thị tối đa 2 email khách hàng

• Số điện thoại( nếu có): Số điện thoại của khách hàng, hệ thông có phép hiển thị tối đa 3 số điện thoại khách hàng

• Facebook( nếu có): Facebook của khách hàng

• Zalo( nếu có) : Zalo liên hệ của khách

• Instagram( nếu có) : Instagram liên hệ của khách

Ở mối thông tin liên hệ chuyên viên hệ thống có thể liên hệ với khách hàng qua các kênh tương tác của hệ thống qua icon ba chấm ở mỗi thông tin liên hệ

1. Thông tin cơ bản

• Tags: Tag của khách hàng

• Giới tính : Giới tình Nam, Nữ, Khác

• Địa chỉ : Địa chỉ của khách hàng bao gồm Tỉnh/TP, Quận/Huyện, Phường/ Xã. Chuyên viên có thể cập nhật các địa chỉ cấp cao hơn rồi mới có thể cập nhật địa chỉ cấp thấp hơn

Người dùng có thể nhập nhanh địa chỉ bằng cách tìm kiếm vào ô nhập text. Ví dụ muốn tìm một phường/xã mà không cần phải chọn tỉnh/ thành phố trước

• Địa chỉ chi tiết: Địa chỉ cụ thể của khách hàng

• Thông tin thêm : Thông tin thêm của khách hàng

• Chú ý : Chú ý thêm của khách hàng

1. Trường tùy chỉnh

Trường tùy chỉnh hiển thị các trường động khách hàng đã cấu hình trên hệ thống. Để thêm mới thuộc tính khách hàng xem tại hướng dân Thêm mới thuộc tính khách hàng

HƯỚNG DẪN TÍNH NĂNG: THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ SAU SÁP NHẬP

Tính năng “Thay đổi địa chỉ sau sáp nhập” giúp hệ thống tự động kiểm tra và hiển thị cảnh báo khi địa chỉ của khách hàng hoặc đơn hàng thuộc các khu vực đã có thay đổi hành chính (sáp nhập hoặc chuyển tỉnh). Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và hỗ trợ người dùng đối chiếu, cập nhật thông tin địa chỉ theo quy định mới.

Hiện tại, hệ thống vẫn đang sử dụng dữ liệu địa chỉ cũ. Khi người dùng bật cấu hình “NEW_ADDRESS_AFTER_MERGE Áp dụng địa chỉ mới sau sáp nhập (sẽ mất dữ liệu nếu quay lại sử dụng địa chỉ cũ)”, hệ thống sẽ:

• Tự động đối chiếu địa chỉ của khách hàng/đơn hàng với danh mục địa chỉ mới.

• Hiển thị cảnh báo nếu phát hiện địa chỉ đã có sự thay đổi hành chính.

• Cho phép người dùng cập nhật lại địa chỉ mới (nếu có quyền chỉnh sửa).

Một số tỉnh khi sáp nhập chuyển sang tỉnh mới mà không hiển thị cảnh báo, cụ thể:

Địa chỉ cũ	Địa chỉ mới	Ghi chú
Bắc Giang	Bắc Ninh	Tự động chuyển, không cảnh báo
Yên Bái	Lào Cai	Tự động chuyển, không cảnh báo
Quảng Bình	Quảng Trị	Tự động chuyển, không cảnh báo
Kiên Giang	An Giang	Tự động chuyển, không cảnh báo

Hướng dẫn sử dụng

Khi cấu hình chưa bật

• Hệ thống vẫn áp dụng địa chỉ cũ.

• Không hiển thị bất kỳ cảnh báo nào.

• Người dùng thao tác, hiển thị và lưu dữ liệu như bình thường.

Khi cấu hình được bật

Khi bật cấu hình hệ thống sẽ thay đổi hiển thị tại các vị trí sau:

Vị trí hiển thị	Hành vi hệ thống	Ghi chú
1. Màn hình chi tiết người dùng	Hiển thị cảnh báo nếu địa chỉ thuộc khu vực đã thay đổi hành chính.	Nếu tỉnh không sáp nhập → không cảnh báo.
2. Màn hình thông tin chi tiết Deal (Địa chỉ đơn hàng)	Hiển thị cảnh báo nếu địa chỉ bị thay đổi.	Nếu tỉnh không sáp nhập → không cảnh báo.
3. Màn hình Chat	Hiển thị cảnh báo nếu địa chỉ bị thay đổi.	Nếu tỉnh không sáp nhập → không cảnh báo.
4. Màn hình 360 độ (App View)	Hiển thị địa chỉ theo thông tin hiện tại (chỉ cho xem).	Không cho phép chỉnh sửa trên app view.

Quyền thao tác

Vị trí	Quyền cập nhật địa chỉ
Màn hình chi tiết người dùng	✅ Cho phép cập nhật địa chỉ cũ
Màn hình Deal	✅ Cho phép cập nhật địa chỉ cũ
Màn hình Chat	✅ Cho phép cập nhật địa chỉ cũ
Màn hình 360 độ (App View)	❌ Chỉ cho phép xem, không chỉnh sửa

2. Quản lý tổ chức

Để nhóm các user riêng lẻ của một tổ chức vào một khách hàng tổ chức bạn làm theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Tạo tổ chức

Agent tiến hành theo như trong ảnh để tạo mới tổ chức:

1 - Bấm vào "Tổ chức (Tạo mới)"

2 - Nhập tên tổ chức và tên miền của tổ chức

3 - Bấm "Lưu" sau khi nhập đầy đủ thông tin

Giao diện Tạo mới Tổ chức

Bước 2: Thêm mới khách hàng vào tổ chức

Agent tiến hành theo như trong ảnh để thêm mới khách hàng vào tổ chức

1 - Chọn Tab người dùng

2 - Ở ô "Tổ chức", Agent nhập tên tổ chức đã tạo

3 - Agent chọn Tổ chức cần thêm khách hàng. Sau khi chọn tổ chức xong, hệ thống tự cập nhật khách hàng vào trong Tổ chức

Giao diện thêm khách hàng vào Tổ chức

Giao diện khách hàng nằm trong Tổ chức

3. Thêm mới danh sách tổ chức vào hệ thống

Để thêm mới hàng loạt tổ chức vào hệ thống có thể tiến hành thực hiện theo các bước sau đây:

1, Vào màn hình bộ lọc tổ chức

2, Chọn tab Tổ chức

3, Chọn Nhập từ file

Bạn cần tải file mẫu và nhập dữ liệu theo file mẫu rồi upload file lên hệ thống. Tải file mẫu theo hướng dẫn như trong ảnh:

Ý nghĩa của các trường trong giao diện thêm mới từ File như sau:

- Cột: Thể hiện các trường thuộc tính của tổ chức (Bao gồm tất cả những trường tĩnh và trường động)

- Thuộc tính: Với từng trường hệ thống cho phép tùy chọn những kiểu như sau:

+ Không ghi đè: Không thay thế bằng dữ liệu mới, giữ nguyên dữ liệu cũ

+ Ghi đè nếu cột trong file có giá trị: Dữ liệu thuộc tính sẽ được thêm vào hệ thống với điều kiện cột dữ liệu trong file Excel khách hàng muốn Import có dữ liệu. Nếu cột dữ liệu trống (không có dữ liệu), thuộc tính sẽ không được ghi đè

+ Ghi đè bằng giá trị trong file: Dữ liệu thuộc tính sẽ được thay thế theo file mà khách hàng Import (có dữ liệu & không có dữ liệu)

Sau khi điền đầy đủ thông tin, Chọn để hoàn thành thêm mới tổ chức vào hệ thống.

Hệ thống sẽ gửi thông báo upload thành công bao nhiêu khách hàng vào email của admin (nếu file upload lớn hơn 5Mb) hoặc sẽ có thông báo ở phía dưới phần upload các khách hàng upload không thành công kèm theo nguyên nhân upload không thành công các tổ chức này.