Gửi Email tới khách hàng

Hướng dẫn gửi email tới khách hàng

Hệ thống cho phép Agent chủ động gửi Email ra cho khách hàng hoặc phản hồi Email cho khách hàng từ luồng Email khách hàng gửi vào từ địa chỉ Email chung của Doanh nghiệp

1. Chủ động gửi Email ra cho khách hàng

Để gửi Email cho khách hàng, chuyên viên bấm vào biểu tượng email . Sau khi bấm vào biểu tượng email, giao diện gửi Email hiển thị. Tiếm hành theo như trong ảnh:

1. Chọn dịch vụ Email để gửi 2. Nhập Email gửi ra 3. Thêm Email CC nhận Email gửi ra (Nếu có)

4. Nhập tiêu đề Email 5. Cập nhật nội dung Email phản hồi vào khung. Có thể đính kèm file, sử dụng mẫu trả lời Email, và Chèn chữ ký Email vào nội dung phản hồi. 6. Bấm “Gửi” để gửi Email ra cho khách hàng. Sau khi bấm gửi, hệ thống tạo phiếu ghi gửi Email và ở trạng thái Solved.

2. Phản hồi Email bằng biểu tượng phản hồi trong phiếu ghi Email

Chuyên viên tiến hành theo các bước sau

1. Cập nhật tiêu đề Email

2. Chọn “Trả lời” để trả lời Email sau đó nhập nội dung phản hồi cho khách hàng vào khung

3. Thêm người CC nhận được nội dung phản hồi (nếu có)

4. Đính kèm file gửi Email phản hồi cho khách hàng (nếu có)

5. Cập nhật phiếu ghi để hoàn thành gửi trả lời cho khách hàng.

3. Phản hồi Email bằng nút “Trả lời” trong phiếu ghi

Sau khi bấm vào “Trả lời” bên cạnh email khách hàng gửi vào, giao diện gửi Email ra hiển thị. Tiến hành theo các bước như trong ảnh:

1. Chọn dịch vụ Email để gửi.

2. Cập nhật tiêu đề Email

3. Thêm người CC nhận được Email phản hồi (nếu có)

4. Cập nhật nội dung Email phản hồi vào khung. Có thể đính kèm file, sử dụng mẫu trả lời Email, đính kèm nội dung trước và Chèn chữ ký Email vào nội dung phản hồi

5. Bấm “Gửi” để gửi Email trả lời cho khách hàng

4 - Phản hồi Email bằng Reply all trong phiếu ghi

Sau khi chọn Reply all như trong ảnh, giao diện gửi Email ra hiển thị. Tiến hành theo như trong ảnh: 1. Chọn dịch vụ Email để gửi

2. Cập nhật tiêu đề Email

3. Thêm người CC nhận được Email phản hồi (nếu có)

4. Cập nhật nội dung Email phản hồi vào khung. Có thể đính kèm file, sử dụng mẫu trả lời Email, và Chèn chữ ký Email vào nội dung phản hồi

5. Bấm “Gửi” để gửi Email trả lời cho khách hàng

3.1 Chuyển tiếp email

Chức năng chuyển tiếp email gửi người dùng tự động gửi mail đến một địa chỉ khác thuận tiện khi muốn quản lý nhiều mail

Hướng dẫn chuyển tiếp mail trong phiếu ghi

1

Mở phiếu ghi email

Mở màn hình phiếu ghi chi tiết

2

Chọn option chuyển tiếp email

Chọn icon ba chấm bên cạnh log nội dung email của phiếu ghi

Sau đó chọn option Chuyển tiếp

3

Nhập địa chỉ email muốn gửi

Nhập địa chỉ email, nội dung email khi cửa số soạn thảo email được mở ra

4

Gửi mail

Ấn nút "Gửi" để gửi email thành công

Thông tin email vừa gửi được lưu log lại vào phiếu ghi email trước đó

3.2 Trả lời tất cả email

Trả lời tất cả email hộ trợ người dùng trả lời email đảm bảo tất cả người dùng đều trả lời email

Các bước thực hiện trả lời tất cả email

1

Mở màn hình phiếu ghi email

Mở màn hình phiếu ghi email chi tiết

2

Chọn option trả lời tất cả email

Chọn icon ba chấm bên cạnh log nội dung email của phiếu ghi

Chọn option Trả lời tất cả

3

Nhập nội dung email

Nhập nội dùng mail

4

Gửi email

Ấn nút Gửi để gửi email tới cho người nhận