Hướng dẫn sử dụng app CS call

Hướng dẫn sử dụng app CS call

1. Giới thiệu về ứng dụng CS Call

Ứng dụng mobile do Caresoft cung cấp giúp người dùng doanh nghiệp truy cập hệ thống mọi lúc, mọi nơi. Bên cạnh ứng dụng CareSoft, chúng tôi còn phát triển CS Call – một ứng dụng chuyên biệt dành cho người dùng chỉ có nhu cầu nghe gọi. Với CS Call trên thiết bị di động, người dùng có thể duy trì kết nối với khách hàng và theo dõi lịch sử cuộc gọi dễ dàng.

1.1 Hướng dẫn cài đặt app

Tải xuống ứng dụng CareSoft từ cả App Store và Google Play Store cho các thiết bị iOS và Android.

Tải ứng dụng di động từ cửa hàng ứng dụng bằng cách

• Người dùng iOS : Tải xuống từ App store

• Người dùng Android : Tải xuống từ cửa hàng Google Play

• App CareSoft là ứng dụng di động hỗ trợ trên các thiết bị chạy hệ điều hành Android( Android 6 trở lên) và iOS ( iOS 13 trở lên)

Sau khi cài đặt ứng dụng thành công người dùng cần cấp quyền để sử dụng ứng dụng. Hướng dẫn sử dụng ứng dụng tại link hướng dẫn

Đăng nhập vào app CareSoft

• Bước 1: Truy cập trang đăng nhập

Tải ứng dụng: Đảm bảo ứng dụng đã được tải về và cài đặt trên điện thoại của bạn từ Google Play Store (cho Android) hoặc App Store (cho iOS).

Mở ứng dụng: Tìm biểu tượng ứng dụng trên màn hình chính của điện thoại và nhấn vào để mở ứng dụng

Nhập tên domain đăng nhập. Ví dụ dưới đây người dùng muốn đăng nhập tên domain "ticketsharing"

• Bước 2: Nhập thông tin đăng nhập

Tại trang đăng nhập, bạn sẽ thấy hai trường thông tin:

Tên đăng nhập (Username): Nhập tên đăng nhập mà bạn đã đăng ký hoặc được cấp.

Mật khẩu (Password): Nhập mật khẩu tương ứng với tên đăng nhập.

• Bước 3: Nhấn nút Đăng nhập

Sau khi nhập đầy đủ tên đăng nhập và mật khẩu, nhấn vào nút “Đăng nhập” để tiến hành xác thực.

• Bước 4: Xử lý đăng nhập thành công hoặc thất bại

Nếu thông tin đăng nhập đúng: Bạn sẽ được chuyển hướng tới trang chính của hệ thống.

Nếu thông tin đăng nhập sai: Hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi. Bạn hãy kiểm tra lại thông tin đăng nhập và thử lại.

Lưu ý:

Quên mật khẩu: Nếu bạn quên mật khẩu, nhấn vào liên kết Quên mật khẩu? trên trang đăng nhập để được hướng dẫn khôi phục.

Nhập email để nhận hướng dẫn lấy lại mật khẩu mới

Hướng dẫn đăng xuất khỏi app mobile

• Mở menu cài đặt: Truy cập vào mục "Cài đặt"

• Chọn đăng xuất: Cuộn xuống và chọn "Đăng xuất" để thoát tài khoản của bạn.

• Xác nhận đăng xuất : Nhấn "Đăng xuất ngay" để hoàn tất.

1.2 Tổng quan giao diện app

Sau khi ứng dụng được cài đặt trên thiết bị di động, bạn có thể khởi chạy ứng dụng bằng cách chạm vào biểu tượng CS Call trên màn hình chính.

Ứng dụng di động có bốn màn hình điều hướng chính:

• Lịch sử

• Danh bạ

• Thoại

• Cấu hình

Lịch sử: Hiển thị danh sách các cuộc gọi đến, gọi đi và cuộc gọi nhỡ. Người dùng có thể xem chi tiết từng cuộc gọi, bao gồm thời gian, số điện thoại, trạng thái cuộc gọi và thời lượng cuộc gọi.

Danh bạ: Cung cấp danh sách liên hệ, bao gồm các số điện thoại đã lưu và các liên hệ được đồng bộ từ hệ thống. Người dùng có thể tìm kiếm, thêm mới, chỉnh sửa hoặc xóa liên hệ trực tiếp từ màn hình này.

Thoại: Là giao diện chính để thực hiện cuộc gọi. Người dùng có thể nhập số điện thoại để gọi đi hoặc chọn liên hệ từ danh bạ. Ngoài ra, màn hình này có thể hiển thị bàn phím số (dial pad) để quay số nhanh.

Cấu hình: Cho phép người dùng tùy chỉnh các cài đặt của ứng dụng, bao gồm tài khoản đăng nhập, chế độ thông báo, thiết lập âm thanh và các tùy chọn khác theo nhu cầu sử dụng.

2. Hướng dẫn nghe gọi qua app CS Call

Chức năng nghe gọi tổng đài của hệ thống CareSoft cho phép người dùng thực hiện và nhận cuộc gọi trực tiếp với khách hàng hoặc nội bộ thông qua hệ thống. Đây là công cụ quan trọng trong việc quản lý liên lạc với khách hàng, hỗ trợ chăm sóc khách hàng và nâng cao hiệu quả làm việc.

2.1 Cấu hình trạng thái và chế độ nghe gọi

Để thiết lập trạng thái và chế độ nghe/gọi, chuyên viên cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Vào màn hình setting bằng cách click vào icon “ Cấu hình” bên tay phải màn hình của app

Bước 2: Chọn chế độ Nghe gọi qua: “Ứng dụng di động” và bật chế độ “Nhận cuộc gọi mới”

Lưu ý: Để nhận thông báo cuộc gọi đến chuyên viên phải thực hiện cấu hình trình duyệt để nhận thông báo và thực hiện cho phép ứng dụng CareSoft truy cập vào các quyền. Vui lòng xem hướng dẫn bật quyền trên các phiên bản hệ điều hành sau : Hướng dẫn cấu hình cấp quyền cho ứng dụng

2.2 Tiếp nhận cuộc gọi

Khi có cuộc gọi mới, Popup thông báo cuộc gọi mới trong màn hình CareSoft. Tiếp nhận và từ chối cuộc gọi phụ thuộc vào từng thiết bị nghe gọi khách hàng sử dụng tương tác với khách hàng

Tiếp nhận cuộc gọi

Nghe/gọi qua ứng dụng di động: Bấm icon “Tiếp nhận” để tiếp nhận.

Từ chối cuộc gọi để chuyển cuộc gọi sang chuyên viên khác.

Để từ chối cuộc gọi được đổ đến chọn icon “Bỏ qua” để chuyển cuộc gọi sang chuyên viên khác

Màn hình nghe gọi trên app xuất hiện thông báo cuộc gọi đã được chuyên cho agent khác

2.3 Xử lý cuộc gọi

Khi tiếp nhận cuộc gọi, chuyên viên có các tùy chọn xử lý cuộc gọi sau

• Tắt/Bật tiếng : chọn để tắt tiếng phía chuyên viên
• Hold/Unhold máy : cả khách hàng và chuyên viên sẽ nghe được một đoạn nhạc nền
• Loa trong/Loa Ngoài: điều chỉnh âm lượng của cuộc gọi

• Thông tin người dùng: Để xem thông tin người gọi nếu khách hàng đã có thông tin trên hệ thống

• Bàn phím: Nhập số mong muốn

• Thu gọn: thu gọn bàn phím để thực hiện các thao tác cập nhật dữ liệu khác trên app

Kết thúc cuộc gọi : chọn để ngắt cuộc gọi.

Sau khi kết thúc cuộc gọi hệ thống sẽ ghi lại thông tin cuộc gọi trong phiếu ghi và chuyên viên tiếp tục làm việc với phiếu ghi

2.4 Gọi ra cho khách hàng

Để thực hiện cuộc gọi ra cho khách hàng, chuyên viên cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Vào màn hình chức năng thoại

Bước 2: Sau đó nhập số gọi ra mong muốn

Bước 3: Chọn nút Gọi để gọi ra cho khách hàng

3. Lịch sử cuộc gọi

Màn hình Lịch sử cuộc gọi hiển thị danh sách các cuộc gọi đã thực hiện, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý thông tin liên lạc.

3.1 Các thành phần trên màn hình

• Tiêu đề: "Lịch sử cuộc gọi" nằm ở phía trên cùng, giúp người dùng xác định màn hình hiện tại.

• Danh sách cuộc gọi: Gồm các mục ghi lại lịch sử cuộc gọi theo thứ tự thời gian, hiển thị:

• Số điện thoại của người gọi hoặc được gọi.

• Loại cuộc gọi:

• 🡅 Cuộc gọi đi (màu đen).

• 🡇 Cuộc gọi đến (màu đen).

• 🡆 Cuộc gọi nhỡ (màu đỏ).

• ❌ Cuộc gọi không thành công (màu đỏ): cuộc gọi không kết nối được thiết bị nghe gọi

• Thời gian cuộc gọi: Hiển thị giờ thực hiện cuộc gọi.

• Thời lượng cuộc gọi: Chỉ hiển thị đối với các cuộc gọi đã kết nối thành công.

• Phân tách ngày gọi: Hệ thống tự động chia lịch sử cuộc gọi thành các ngày khác nhau như Hôm nay, Hôm qua để dễ theo dõi.

3.2 Các thao tác chính

• Nhấn vào số điện thoại: Mở chi tiết cuộc gọi, cho phép gọi lại hoặc lưu vào danh bạ.

• Vuốt sang trái/phải (nếu hỗ trợ): Xóa một cuộc gọi hoặc xem thêm thông tin.

• Nhấn vào biểu tượng "Thoại": Chuyển sang màn hình quay số để thực hiện cuộc gọi nhanh.

Màn hình Lịch sử cuộc gọi giúp người dùng dễ dàng kiểm soát các liên hệ và duy trì kết nối với khách hàng một cách hiệu quả.

4. Danh bạ

Màn hình Danh bạ giúp người dùng dễ dàng tra cứu thông tin theo nhu cầu.

4.1 Các thành phần trên màn hình

• Thanh tìm kiếm (phía trên cùng):

• Cho phép nhập từ khóa để tìm kiếm.

• Hiển thị biểu tượng kính lúp ở bên trái.

• Bộ lọc tìm kiếm (biểu tượng phễu ở góc phải):

• Nhấn vào để mở các tùy chọn lọc kết quả tìm kiếm.

• Danh mục tìm kiếm:

• Người dùng : Hiển thị kết quả liên quan đến người dùng.

• Chuyên viên : Khi nhấn vào sẽ chuyển sang tìm kiếm chuyên viên.

• Khu vực hiển thị kết quả:

• Nếu chưa nhập từ khóa, màn hình hiển thị thông báo "Nhập từ khóa để tìm kiếm" kèm biểu tượng kính lúp lớn.

• Sau khi nhập từ khóa, kết quả tìm kiếm sẽ xuất hiện tại đây.

4.2 Cách sử dụng

1. Nhấn vào thanh tìm kiếm và nhập từ khóa liên quan.

2. Chọn danh mục phù hợp (Người dùng hoặc Chuyên viên).

3. Nhấn vào biểu tượng bộ lọc (nếu cần) để tinh chỉnh kết quả.

4. Kết quả sẽ hiển thị bên dưới.

Màn hình này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.

4.3 Tìm kiếm nâng cao người dùng

Chức năng tìm kiếm nâng cao sẽ giúp người dùng tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả .

5. Cấu hình

Màn hình Cấu hình cho phép người dùng tùy chỉnh các thiết lập của ứng dụng để phù hợp với nhu cầu sử dụng cá nhân. Các cài đặt này có thể bao gồm ngôn ngữ, thông báo, thay đổi mật khẩu, cài đặt chế độ nhận cuộc gọi,...

5.1 Truy cập màn hình Cấu hình

• Mở ứng dụng.

• Nhấn vào biểu tượng Cài đặt ⚙️trên thanh menu

• Giao diện màn hình Cấu hình sẽ hiển thị với danh sách các tùy chọn.

5.2 Các tùy chọn cấu hình

• Thay đổi tên người dùng

• Thay đổi mật khẩu IP Phone

• Bật tắt chế độ nhận cuộc gọi mới

• Bật tắt thông báo có cuộc gọi nhỡ

• Cấu hình thoại

• Cấu hình ngôn ngữ

• Gửi log thoại

• Livechat: liên hệ nhanh với bộ phận support

• Đăng xuất khỏi tài khoản